Предоставление трудовых отпусков в 2020 году: от А до Я

Мы подготовили для бухгалтеров и работников кадровых служб «шпаргалку» по предоставлению отпуска в 2020 году.

Определяем продолжительность отпуска

Главой 19 Трудового кодекса РФ (далее по тексту — ТК РФ) предусмотрено, что все работники имеют право на ежегодные отпуска с сохранение среднего заработка. Согласно ст.115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым работникам предусмотрены удлиненные очередные отпуска, например, таким категориям как:

  • работникам в возрасте до 18 лет предоставляется отпуск 31 календарный день (ст.267 ТК РФ);
  • педагогическим работникам от 42 до 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466);
  • инвалидам всех групп инвалидности не менее 30 календарных дней (ст.23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
  • и т.д.
  • При этом работодатель вправе по своей инициативе увеличить продолжительность отпусков и иным категориям работников.

    Составляем график отпусков

    Отпуска предоставляются на основании графика отпусков, который утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года работодателем и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

    При составлении графика отпусков необходимо учесть пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К таким работникам относятся:

  • несовершеннолетние работники;
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам;
  • совместители, имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ст.186 ТК РФ);
  • почетные доноры;
  • и т.п.
  • Так как перечисленные выше работники имеют право на отпуск в удобное для них время у них необходимо уточнить, когда они планируют пойти в отпуск.

    Если работник не подпадает под льготную категорию, работодатель вправе запланировать ему отпуск в любое время.

    Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению сторон между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится на любые части. Однако, согласно разъяснениям чиновников, изложенным в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1, работодатель, не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей. Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

    Если работодатель будет делить отпуск на части, то обязан уточнить у работника согласен ли он разделить отпуск.

    График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

    Если трудовые отношения заключены после утверждения графика отпусков, то отпуск предоставляется по правилам ст.122 ТК РФ. У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, а у некоторых и ранее (у беременных, несовершеннолетних, доноров и т.п.). По договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев всем категориям работников (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

    Оформляем отпуск: уведомление, приказ, заявление и др.

    При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

    Затем оформляется приказ на отпуск. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.

    Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.

    В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».

    Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2. В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.

    Рассчитываем средний заработок

    Согласно статьи 114 ТК РФ за работником сохраняется средний дневной заработок при любом режиме работы и при любой системе оплаты труда. Средний заработок сохраняется на все календарные дни отпуска.

    В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, установленные ст.112 ТК РФ. Праздничные дни просто увеличивают время отдыха (ст.120 ТК РФ).

    Средний заработок для отпускных определяется по правилам ст.139 ТК РФ, а особенности определения среднего заработка прописаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение № 922)).

    Формула расчета среднего дневного заработка:

  • расчетный период — 12 месяцев перед месяцем, в котором работнику предоставлен отпуск, расчетный период может быть менее 12 месяцев, если отпуск предоставляется менее, чем через 12 месяцев у нового работодателя;
  • 29,3 — среднемесячное количество календарных дней.
  • Если в расчетном периоде присутствуют месяцы, не полностью отработанные, то среднемесячное количество календарных дней, нужно определить расчетным путем:

    Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

    В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя (п.2 Положения № 922):

  • зарплата;
  • начисленные доплаты и надбавки за особые условия труда;
  • различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, за знание иностранного языка и т.п.);
  • все виды премий, предусмотренные Локальными нормативными актами или трудовым договором;
  • прочие начисления не зависимо от источника выплаты.
  • Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

    Сумма отпускных будет равна:

    Учитываем премии при начислении отпускных

    Зачастую работодатели поощряют работников путем выплаты премий за различные показатели. Премии по итогам работы периода времени: месяца, квартала, полугодия, года и т.д. Премии за выполнение заданий, объема работ. Различные единовременные премии за личные показатели или к праздничным и юбилейным датам.

    Все эти премии будут участвовать при определении среднего заработка при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда, то есть предусмотрены каким-либо локальным нормативным актом: положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором, либо иным локальным актом.

    При определении среднего заработка премии участвуют с учетом особенностей, установленных п.15 Положения № 922.

    Премии и вознаграждения по итогам месяца участвуют, если они фактически начислены в расчетном периоде не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Причем будут участвовать в фактически начисленной сумме, при условии, что начислялись пропорционально отработанному времени в месяце.

    Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц также участвуют при определении среднего заработка, если начислены в расчетном периоде, не важно за какой начислялись.

    Например:
    Сотрудник уходит в отпуск в июле 2020 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2020 года по июнь 2020 года. В июле 2020 года сотруднику начислена премия за 2 квартал 2020 года. Так как факт начисления премии июль 2020 года попадет в расчетный период данная премия будет участвовать при определении среднего заработка.

    Данные премии будут учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

    Например:
    Сотрудник уходит в отпуск в июле 2020 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2020 года по июнь 2020 года. В январе 2020 года была начислена премия за успешное выполнение проекта, срок выполнения которого приходился на июль 2017 года по декабрь 2020 года. Получается, что премия начислена за период 18 месяцев, а средний заработок определяется из расчетного периода 12 месяцев. В данном случае начисленную премию нужно учесть при определении среднего заработка в месячной части, то есть разделить на 18 и умножить на 12.

    Премии и иные вознаграждения по итогам работы за год учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения, то есть они не обязательно должны быть начислены в 12-ти месяцах расчетного периода. Премии участвуют начисленные по итогам работы за предшествующий календарный год.

    Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

    Некоторые организации премируют работников к юбилейной дате или празднику. Такие выплаты можно учесть при расчете отпускных, если выполнены необходимые условия: подобные премии предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде. Соответствующее разъяснение содержится в Письме Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772.

    Выплачиваем отпускные

    Согласно ст.136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. То есть учитываются в этих трех календарных днях, как рабочие, так и нерабочие — праздничные и выходные — дни.

    Например:
    Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то выплатить ему деньги вы можете в пятницу или раньше (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

    Для срока выплаты отпускных неважна продолжительность отпуска. Даже если отпуск оформляется на один-два дня отпускные все равно нужно выплатить не позднее, чем за три дня до его начала.

    Отзываем из отпуска, делаем перерасчет отпускных

    В связи с какими обстоятельствами допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, работодатель вправе такой перечень определить самостоятельно.

    Более того часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда даже при наличии их согласия.

    В случае, если работник не подпадает под льготную категорию и согласен на отзыв из отпуска, то необходимо сделать перерасчет. Нужно удержать с работника отпускные или нет будет зависеть от периода, когда он будет использовать оставшуюся часть отпуска.

    Если отзыв из отпуска на короткий срок и работник сразу после отзыва будет использовать оставшуюся часть отпуска, то не нужно удерживать отпускные в случае, если использование отпуска приходится на тот же месяц в котором начался отпуск.

    Например:
    Работник находится в отпуске с 2 по 15 июля 2020 года. С письменного согласия работника его отозвали из отпуска на неделю раньше, то есть с 9 июля. Работник решил до использовать отпуск с 16 июля. В данном примере за период с 9 по 13 июля работнику будет начислена заработная плата, а с 16 по 22 июля сохранен средний заработок. Размер среднего заработка не изменится, так как расчетный период для определения среднего заработка не поменялся.

    Приведенный выше пример очень часто встречается если в период отпуска работник заболевает, а после выздоровления использует отпуск, приходящийся на время временной нетрудоспособности.

    Если при отзыве из отпуска оставшаяся часть отпуска будет использоваться в другом месяце, то необходимо сделать перерасчет, так как средний заработок будет определяться из другого расчетного периода.

    Отражаем отпускные в бухучете

    Согласно ПБУ 8/2010 все организации, кроме тех, кому можно вести упрощенный учет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков. Резерв отражает обязательства перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010). Его нужно создавать минимум раз в год на 31 декабря.

    ПБУ 8/2010 не определяет порядок расчета оценочного обязательства по отпускам, поэтому каждая организация должна его закрепить Учетной политикой по бухгалтерскому учету.

    Одним из способов, который используют организации (самый простой способ) это зарезервировать на следующий год сумму, которая потрачена на отпускные и страховые взносы с них в текущем году. Но в таком случае обязательство на 31 декабря будет сильно отличаться от реальной суммы. Занижена, если планируется повышение заработной платы или расширение штата. Завышена, если не должны работникам так много отпускных.

    Второй способ позволит отразить в отчетности более достоверные данные. Однако он очень трудоемкий в подсчете. При данном способе нужно посчитать, сколько не отгулянных дней отпуска есть у каждого работников на отчетную дату. Определить средний заработок на отчетную дату и умножить его на количество не отгулянных отпусков. Полученную сумму отпускных умножить на тариф страховых взносов.

    Третий способ также не даст достоверную картину по обязательствам о не отгулянных отпусках. При данном способе нужно фонд оплаты труда за 12 месяцев перед отчетной датой нужно разделить на 12 месяцев и 29,3 и разделить на количество работников. Полученный средний дневной заработок умножить на количество дней неиспользованного отпуска по всем работникам и далее умножить на тариф страховых взносов. Данный способ не даст достоверной суммы, если в организации по должностям очень отличается размер оплаты труда.

    Полученный резерв отнесите на счета затрат — это и будут оценочные обязательства по отпускам.

    • Д 20 (26,44) — К 96 — начислен резерв на оплату отпусков
      В периоде, когда отпуска будут использоваться, их нужно относить не на прямую на счета затрат, а уменьшать сформированный резерв.
    • Д 96 — К 70 — Начислены отпускные за счет резерва
    • Д 96 — К 69 — Начислены взносы на сумму отпускных за счет резерва
    • Так как резерв определяется приблизительно, на весь год его может не хватить. Тогда относите отпускные и страховые взносы напрямую на счета затрат.

      Отражаем отпускные в налоговом учете

      К расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся, в частности, расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).

      Что касается периода отражения отпускных в расходах по налогу на прибыль, то необходимо руководствоваться п. 1 ст. 272 НК РФ, согласно которому расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и учитываются на основании положений ст. ст. 318 — 320 НК РФ. Аналогичной позиции придерживается Минфин России в Письме от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147.

      С другой стороны, п. 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ позволяют сумму отпускных учесть в целях налога на прибыль на дату начисления.

      Какой датой оформить приказ и заявление на отпуск по БиР?

      Ну почему же не важно, что никто не работал? Ведь если есть заявление, датированное этим числом, это подразумевает под собой, что написано оно и передано в бухгалтерию именно 01.09.2012. Как же вы его приняли, если у Вас выходной? Заявление может быть написано и 31.08.2012 и 03.09.2012 о предоставлении отпуска по БиР.
      А какой Вы хотите делать Приказ — о предоставлении отпуска по БиР? Приказ в этом случае не делается, потому что отпуск по БиР предоставляется на основании листка нетрудоспособности и заявления работника.
      Статья 255 ТКРФ.
      Женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном федеральными законами размере.
      Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

      Отпуск по БиР — это обыкновенный больничный лист, Вы же не составляете приказ на оплату каждого больничного листа.

      Инструкция: оформляем приказ о предоставлении отпуска работнику

      Основные моменты и правила оформления

      Обязательные требования к оформлению не установлены трудовым законодательством, поэтому на предприятиях и в учреждениях бюджетной сферы распространены собственные инструкции, которые определяют порядок оформления кадровых документов и отчетности. В бюджетной сфере необходимо строго соблюдать процесс согласования документа. Решение может относиться к компетенции вышестоящих руководителей, организаций и органов исполнительной власти, в соответствии со структурой компании или учреждения. Эти требования следует учитывать при составлении.

      Документ является основанием для внесения записи в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), а также используется для расчета соответствующих выплат и учитывается при окончательном расчете при увольнении и налогах организации. Оформляется в одном экземпляре, срок хранения в зависимости от вида — 5 или 75 лет (пп. «б» п. 19 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

      Унифицированные формы и образцы

      Они содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Хотя 01.01.2013 бланки, которые содержатся в альбомах, не являются обязательными, что подтвердит любой юрист, формы № Т-6 и № Т6а широко применяются: № Т-6 используется для одного работника, № Т-6а — для группы сотрудников.

      Никаких нововведений в трудовом законодательстве относительно оформления отдыха за последние годы не происходило. Для создания собственных форм рекомендуется брать за основу унифицированный образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск по форме Т-6.

      Собственные формы

      С учетом специфики предприятия или учреждения, его организационной структуры, большинство организаций утверждают свои собственные шаблоны универсального вида.

      Собственные формы необходимы, например, для унифицирования распоряжений:

      1. Приказ на отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ).
      2. О переносе на другую дату и отзыв (ст. 124 и 125 ТК РФ).
      3. О продлении в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 124 ТК РФ).

      Разделы и их описания

      Стандартный документ издается на фирменном бланке с указанием всех обязательных реквизитов и содержит следующие разделы:

    • Преамбула — краткое описание оснований оформления документа, например, ссылка на график, личное заявление, статью Трудового кодекса.
    • Основная (содержательная) часть. Заполняется конкретными данными об отдыхе: должность, Ф.И.О. сотрудника, даты, периоды, основания.
    • Приложения. Обычно — основания, подтверждающие право (свидетельства, справки и другие).
    • Подписи и необходимые согласования (визы). Содержит указание на должности уполномоченных лиц, визы согласующих лиц, подпись об ознакомлении сотрудника.
    • Инструкция по составлению приказа на отпуск

      Расскажем подробнее, как оформить приказ на отпуск, на примере формы Т-6.

      Шаг 1. Указать номер отпускного распорядительного документа и дату его формирования.

      Шаг 2. Обозначить наименование учреждения, которое издает документ.

      Шаг 3. После слов «Предоставить отпуск» указать Ф.И.О. сотрудника полностью.

      Шаг 4. В соответствующих строках зафиксировать название структурного подразделения и должность сотрудника.

      Шаг 5. В предусмотренной строке должен указываться рабочий период, за который работнику предоставляется отпуск. Рабочий период — это продолжительность рабочего года конкретного человека.

      Шаг 6. Оформить строки А, Б, В в зависимости от того, какой вид отпуска оформляется.

      Шаг 7. В необходимом разделе (А, Б, В) следует указывать число календарных дней отдыха, а также конкретные даты его начала и окончания.

      Шаг 8. Подписать документ об отпуске у руководителя учреждения.

      Шаг 9. Ознакомить сотрудника с документом об отпуске письменно.

      Срок для оформления и издания документа по отпуску законодательно не установлен.

      Различия в оформлении приказов для разных видов отпусков

      Утвержденный график или личное заявление работника

      Приказ на отпуск с последующим увольнением

      Приказ на отпуск с последующим увольнением – это не слишком широко распространенный документ. Однако он достаточно удобен для использования на малых предприятиях. Он объединяет два комплексных мероприятия, в которых фигурирует одно и то же лицо. Главное — не упустить важные нюансы оформления.

      Крупные компании издают два отдельных приказа. Для оформления увольнения есть отдельный бланк – унифицированная форма Т-8. Для отпуска тоже есть унифицированный бланк — форма Т-6. Но делать нечто среднее из них не рекомендуется. Просто дату увольнения вписывают сразу за датой окончания отпуска.

      Основание

      Согласно юридическим нормам, основанием для издания приказа будет являться заявление сотрудника, оформленное в письменном виде. В нем он обращается к работодателю с просьбой об отпуске и об увольнении.

      Важно понимать, что заявление об отпуске — это именно просьба. Удовлетворять ее или нет, это зависит от работодателя. Если не будет желания, то он вправе не предоставлять работнику отпуск перед увольнением. Об этом говорится в определении Конституционного суда №29-0 от 5 февраля 2004 года.

      Этот нюанс касается всех тех случаев (а их подавляющее большинство), если такая возможность заранее не была прописана в трудовом договоре. В типовых вариантах соглашения ее не бывает.

      Так как заявление предусматривает свободную форму, то сотрудник может написать как одно общее заявление, так и два разных. К приказу на отпуск с последующим увольнением может быть прикреплено любое количество заявлений. Они от этого не потеряют юридической силы. Естественно, при условии, что они составлены без нарушений.

      Исключения

      127 статья ТК РФ гласит, что сотрудник имеет право на отпуск до увольнения, если увольнение не было следствием виновных действий со стороны сотрудника. То есть только «добропорядочные» сотрудники, уходящие по своему желанию, могут рассчитывать на отпуск. При нарушениях дисциплины труда, кражах и т.д. отпуск перед увольнением не предусмотрен.

      Компенсация

      Наиболее часто работодатели прибегают к практике начисления компенсации за дни неиспользованного отпуска. Как известно, за весь год среднестатистическому сотруднику (тому, кто работает в нормальных условиях труда) полагается по закону 28 календарных дней.

      Расчет количества дней отпуска, которые увольняемый не использовал, достаточно прост. Если он работал 1 год – то это 28 дней, 2 года без отпусков – 56 дней. Если проработал полгода, ему положено 14 дней и т.д. Если проработал неполный месяц, то значение округляется в ту либо иную сторону (зависит от того, больше половины месяца сотрудник выходил на работу или меньше).

      Причем если сотрудник брал больничные (и это подтверждалось больничными листами), то эти сроки при вычислении количества дней отпуска в расчет не принимаются.

      Состав приказа

      Приказ имеет три части:

      Во введении указываются наименование организации, ее основные реквизиты: номер приказа, его дата и город подписания.

      Самое сложное – это формулировка основной части. У каждой организации она будет иметь собственные нюансы. Именно поэтому приказ на отпуск с последующим увольнением составляется в свободной форме.

      Но свободная форма не означает, что писать приказ нужно без руководства определенными нормами. Если будет упущена хотя бы одна принципиально важная деталь, то приказ может не понравиться контролирующим организациям.

      Есть и другой вариант: сотрудник обратится в суд и выиграет его, так как документация по его увольнению и отпускным была оформлена неверно. В зависимости от состава компании, специалистов, которые отвечают за те или иные вопросы, тело приказа включает:

    • Ссылку на заявление (либо два заявления) самого сотрудника.
    • Сведения о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Указываются даты начала и окончания, а также общее количество дней.
    • ФИО увольняемого.
    • По какой статье Трудового кодекса происходит увольнение.
    • Важная дата – день окончания отпуска и начала увольнения.
    • Приказ бухгалтерии произвести расчет сотрудника. Желательно указать срок, в течение которого бухгалтер обязан это сделать.
    • Обязать отдел кадров выдать трудовую книжку и оформить документы, связанные с увольнением.
    • На кого возлагается ответственность за выполнение приказа: ФИО и должность.
    • Важно: окончательный расчет и выдачу трудовой необходимо производить в день ухода работника в отпуск. В завершении приказа ставятся подписи руководителя и увольняемого работника, с должностью, расшифровкой и датой.

      Юридические тонкости при болезни

      Согласно 124 статье Трудового кодекса, работодатель увеличивает отпуск сотруднику, если тот заболел в это время. Однако в ситуации с отпуском с последующим увольнением это его совершенно не касается. Последним рабочим днем считается тот, который был до ухода в отпуск.

      Таким образом, письмо Роструда №5277-6-1 (которое и узаконивает такие действия) входит в столкновение с ТК РФ. Тем не менее эта тонкость очень логична и близка к практической жизни.

      Ни один работодатель не будет «возиться» с продлением отпуска уже не работающего в организации человека. Не говоря уже о бухгалтерии и отделе кадров (это ведь тоже требует времени и проверяется). Хорошая новость в том, что переделывать документацию либо вносить в нее коррективы при болезни сотрудника в отпуске организация не обязана.

      Сколько хранится

      Приказ на отпуск с последующим увольнением относится к массиву документов по личному составу, поэтому регистрировать его нужно в журнале приказов по личному составу. Однако здесь есть некая тонкость: бумаги на увольнение подлежат хранению 75 лет, а на отпуск – только 5. Но здесь нужно исходить из принципа необходимости и достаточности.

      Любая проверка документации при отсутствии такого важного документа об увольнении, как приказ об увольнении, наложит на организацию административную ответственность в виде штрафа. Выбора особого нет, придется сохранять бумагу положенные 75 лет.

      Как документально оформить предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

      Необходимый минимум документов

      Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

      Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

      Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

      Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

    • форма № Т-7 – график отпусков;
    • форма № Т-6 – приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;
    • форма № Т-6а – приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;
    • форма № Т-60 – записка-расчет на отпускные.
    • Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

      Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробнее обо всем этом читайте в следующих разделах рекомендации.

      График отпусков

      График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

      Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

      Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

      График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

      Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

      Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

    • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
    • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
    • Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

      Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

      Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

      Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

      В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

      Уведомление об отпуске

      За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

      Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

      Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

      Заявление на отпуск

      Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

      Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

      Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

      Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

      Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?

      Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

      Ведь работодатель обязан предоставить сотрудникам отпуск. Кроме того, сам факт, что заявление принято, не означает, что отпуск будет обязательно предоставлен.

      Конечно, обычно очередность оплачиваемых отпусков определяют ежегодно согласно утвержденному графику. Именно в этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

      Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

      Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

      Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

      Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

      В частности, предусмотрены административные штрафы:

    • для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
    • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
    • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).
    • Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

      Перенос отпуска

      Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.

      По инициативе сотрудника:

    • если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;
    • при болезни сотрудника;
    • в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.
    • В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

      По инициативе работодателя — в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

      Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

      При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.

      Продление отпуска

      Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

      О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

      Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

      А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

      Приказ на отпуск

      Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

      Приказ об отпуске составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример составления приказа по унифицированной форме.

      Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

      Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем?

      Составьте два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому основанию – совместительство, основное место работы.

      Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет составить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме обязательно нужно заполнить следующие реквизиты:

    • должность отпускника;
    • период, за который сотруднику предоставляют отпуск.
    • А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

      Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году?

      В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

      Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

      Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

      Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

      Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

      За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

    • 28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;
    • 28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.
    • Кондратьев был в отпуске:

    • с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней;
    • с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней;
    • с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней.
    • При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

    • с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;
    • с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;
      • с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.
      • Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

        В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом дата окончания рабочего года передвинется на то число календарных дней, которые были исключены из стажа при определении права на отпуск.

        Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

        Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6. У сотрудника в течение рабочего года были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск

        Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 10 января 2015 года. Соответственно, ее первый рабочий год продолжался с 10 января 2015 года по 9 января 2016 года включительно. Отпуск за этот год сотрудница использовала полностью.

        Со 2 по 23 февраля 2016 года (22 календарных дня) сотруднице на основании ее заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

        Из 22 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период продолжительностью 8 календарных дней (22 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

        В октябре 2016 года сотруднице предоставили основной ежегодный оплачиваемый отпуск.

        При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал рабочий год, за который сотруднице предоставлен отпуск, – с 10 января 2016 года по 17 января 2017 года. То есть окончание рабочего года пришлось не на 9 января 2017 года, а передвинулось на восемь календарных дней.

        Пример определения периода, за который положен отпуск, для заполнения формы № Т-6. Сотрудница находилась два раза в декретном отпуске

        Бухгалтер В.Н. Зайцева работает в организации с 18 июня 2007 года. За три первых рабочих года (по 17 июня 2010 года) она использовала все ежегодные отпуска.

        Зайцева два раза была в декретном отпуске:

        Приказ о предоставлении отпуска работнику

        Какой документ чаще всего кадровик готовит летом? Правильно, приказ об отпуске. Но, как бы ни хотелось, «под копирку» его делать не получается. Одному отпуск предоставляется по графику, и его уже известили за две недели о дате начала отпуска. Кому-то ответили согласием на просьбу использовать отпуск в те сроки, которые он указал в своем заявлении. Кто-то везунчик и уходит на 28 календарных дней, а большинству, как обычно, приходится делить отпуск на части. А некоторым еще различные дополнительные отпуска положены. Да и рабочий год у каждого работника свой. И все это нужно отразить в одном документе — приказе о предоставлении отпуска. Как же он должен выглядеть, чтобы называться идеальным?

        Очередность предоставления отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника. И в большинстве случаев отпуск предоставляется именно по графику. Но бывает, что отпуск предоставляется в те сроки, о которых просит работник. Независимо от того, какие документы создаются для решения вопроса о том, когда работник будет использовать отпуск (график отпусков, заявление работника), для его оформления работодатель всегда издает приказ (распоряжение).

        Форма приказа

        Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов

        Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, применяется унифицированная форма № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если в одно время требуется предоставить отпуск нескольким работникам, удобно использовать унифицированную форму № Т-6а.

        Содержание приказа

        В приказе о предоставлении отпуска указываются:
        • фамилия, имя, отчество работника; структурное подразделение, в котором он работает; его должность (специальность, профессия);
        • период работы, за который предоставляется отпуск;
        • количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
        • даты, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
        • количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;
        • даты, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;
        • суммарное количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск;
        • даты, на которые предоставляется отпуск (в целом).

        Оформление приказа о предоставлении отпуска внесением этих сведений не ограничивается. Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

        При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

        Заголовок в приказе о предоставлении отпуска

        Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

        1. Наименование организации

        Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в приказе о предоставлении отпуска, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

        При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

        2. Код формы по ОКУД

        Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

        Если при подготовке приказов используются справочные правовые системы или электронные системы документооборота, код по ОКУД уже проставлен на бланках приказов.

        3. Код организации

        Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

        Итак, заголовочную часть приказа о предоставлении отпуска работнику мы оформили.

        Содержание в приказе о предоставлении отпуска

        Часть 2. Содержательная. Это главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

        Код ОКПО в приказе на отпуск

        Наша справка

        Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО, ОК 00793) введен в действие с 1 июня 1994 г. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 297. Порядок присвоения кода ОКПО регулируется внутриведомственными, официально не опубликованными документами Росстата. Присвоение кода ОКПО осуществляется из общего резерва кодов, выделенного отделу администрации Регистра территориального подразделения Росстата.

        Содержание ОКПО представляет собой постоянно пополняемый перечень уникальных идентификационных кодов,присваиваемых ежедневно территориальными органами Росстата всем созданным юридическим лицам, а также гражданам, зарегистрированным в качестве индивидуальных предпринимателей. Поэтому данный классификатор официально не публикуется, да и не может быть опубликован по технической причине.

        Код ОКПО сохраняется в течение всего срока существования организации (до момента исключения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) или сохранения у гражданина статуса индивидуального предпринимателя. Повторение кода ОКПО возможно, если после ликвидации организации, которой ранее был присвоен этот код, прошло более 5 лет. Наличие одинакового кода ОКПО у двух разных существующих организаций и индивидуальных предпринимателей невозможно.

        Не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд

        4. Фамилия, имя, отчество

        Так как приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается на сотрудника, работающего в компании, то нет необходимости сверять фамилию, имя, отчество с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

        При заполнении этой графы приказа нужно учесть, что фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в дательном падеже. (Предоставить отпуск кому? Иванову Ивану Ивановичу.)

        5. Табельный номер

        В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска должен быть указан табельный номер работника. Такой номер присваивается каждому работнику при приеме на работу, сохраняется за ним в течение всего срока работы у данного работодателя и указывается в большинстве документов по личному составу.

        Конвенция об отпусках

        Лидия Потапова,
        юрист, канд. юрид. наук, эксперт-директор Центра развития кадровых технологий, опыт преподавательской работы в МГЮА 6 лет, главный редактор журнала «Справочник кадровика»

        Россия ратифицировала Конвенцию МОТ (№ 132) об оплачиваемых отпусках (Федеральный закон от 01.07.2010 № 139-ФЗ «О ратификации Конвенции (пересмотренной в 1970 году) об оплачиваемых отпусках (Конвенции № 132)»). Реакция соотечественников не заставила себя ждать, что неудивительно: время отпусков, а тут Конвенция «в тему». А так как сам документ мало кто видел, но комментировать последствия не стал разве что ленивый, поползли слухи. Дескать, теперь, если в течение полутора лет отпуск не использовал, он «сгорает»!

        Коллеги, не переживайте и успокойте ваших сотрудников. Ничего подобного Конвенция не предполагает! Да, некоторые изменения в Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) в связи с ее ратификацией, скорее всего, законодатель должен будет внести. Однако никаких принципиальных нововведений не планируется. К самым заметным из возможных изменений можно отнести, во-первых, то, что согласно Конвенции каждый работник, хочет он этого или не хочет, а две недели отпуска в течение рабочего года должен отгулять. Такого раньше не было. Хоть и с оговоркой, но перенесение отпуска на следующий рабочий год ТК РФ допускал. Во-вторых, теперь норма ТК РФ, предусматривающая «с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год», фактически должна быть заменена на «работник неиспользованную часть отпуска должен использовать не позже чем в течение 18 месяцев, считая с конца того года, за который предоставляется отпуск». Получилось, что по сравнению с ТК РФ Конвенция продляет период задержки отпуска и определяет, с какого момента следует вести отсчет. Но, кстати, и тут вопрос. Выходит, что в нашем-то Трудовом кодексе норма лучше, чем в Конвенции?

        В общем, еще раз — без паники! Давайте дождемся реакции законодателя и посмотрим, как положения Конвенции будут отражены в ТК РФ.

        P. S. Подробнее см.: блог Лидии Потаповой, тема «Конвенция об отпусках. Без паники. » на портале www.pro-personal.ru.

        6. Как определить рабочий год

        Рабочий год каждого работника определяется индивидуально, а вот планирование отпусков в графике отпусков осуществляется на календарный год

        В этой строке приказа о предоставлении отпуска указывается структурное подразделение, в котором работает работник (если он принят на работу в структурное подразделение).

        Наименование структурного подразделения указывается в именительном падеже, полностью, в соответствии с принятым в организации внутренним делением (департамент, отдел, группа и т. д.). Если же структурное подразделение не было определено в трудовом договоре, строка приказа «Структурное подразделение» не заполняется.

        7. Должность (специальность, профессия)

        Наименование должности, профессии, специальности работника также записывается без сокращений, в именительном падеже.

        8. Стаж для предоставления отпуска

        Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (в графике отпусков).

        Период работы, за который предоставляется отпуск, еще называют рабочим годом работника, который исчисляется с момента поступления работника на работу и истекает через 12 месяцев работы.

        ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

        Периоды, которые включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
        — время фактической работы;
        — время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
        — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
        — период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
        — время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

        Периоды работы, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
        – время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
        – время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста

        Пример оформления приказа о предоставлении отпуска

        Например, работник принят на работу 10 апреля 2008 г. Последним днем его первого рабочего года является 9 апреля 2009 г. Во втором рабочем году отпуск будет предоставляться за период работы с 10 апреля 2009 г.

        Правила исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, предусмотрены ст. 121 ТК РФ.

        9. Продолжительность основного отпуска в приказе

        В приказе о предоставлении отпуска работнику количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а также даты предоставления такого отпуска указываются в разделе «А».

        Деление на разделы связано с тем, что закон предусматривает различные виды отпусков и предоставляться они могут как совместно с основным отпуском, так и отдельно от него.

        Итак, если работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, в первую очередь в приказе указывается его продолжительность.

        Минимальная продолжительность такого отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Отдельным категориям работников может предоставляться удлиненный основной отпуск, продолжительностью свыше 28 календарных дней.

        Также закон не запрещает предоставление работнику по соглашению сторон части отпуска любой продолжительности. Единственное ограничение, связанное с делением отпуска на части, заключается в том, что хотя бы одна из частей такого отпуска должна иметь продолжительность 14 календарных дней .

        Таким образом, продолжительность ежегодного основного отпуска, указываемая в разделе «А», может быть различной — как 28 календарных дней, так и больше, если работнику предоставляется удлиненный отпуск, или меньше, если работнику предоставляется часть отпуска.

        Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются

        Далее в приказе указываются календарные дни, на которые предоставляется отпуск. При этом в число календарных дней не включаются нерабочие праздничные дни.

        Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)

        Если работнику ежегодный основной оплачиваемый отпуск не предоставляется, раздел «А» остается незаполненным.

        Дополнительный отпуск в приказе

      Вид Основания Правовые основания
      Ежегодный очередной оплачиваемый
      Категории работников, которым предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска Продолжительность отпуска Трудовой кодекс РФ
      Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда От 6 до 30 рабочих дней Ст. 117
      Работники, имеющие особый характер работы От 3 до 24 календарных дней Ст. 118
      Работники с ненормированным рабочим днём От 3 календарных дней Ст. 119
      Работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям 16 и 24 календарных дня Ст. 321

      Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам и в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

      Кроме того, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

      10. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и др.

      В разделе «Б» приказа о предоставлении отпуска работнику указываются:
      • вид предоставляемого отпуска (ежегодный дополнительный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.);
      • продолжительность этого отпуска;
      • даты, в которые предоставляется отпуск.

      Конкретная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, определяется в нормативном правовом акте, коллективном договоре или локальном нормативном акте.

      Дополнительный оплачиваемый отпуск, так же, как и основной, предоставляется в календарных днях.

      Если работнику другой вид отпуска, кроме ежегодного основного оплачиваемого, не предоставляется, раздел «Б» остается незаполненным.

      11. Общая продолжительность отпуска в приказе

      При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

      Такая суммарная продолжительность и общее количество календарных дней, в которые предоставляется отпуск работнику, проставляются в разделе «В» приказа о предоставлении отпуска.

      Обратите внимание!
      В некоторых нормативных актах дополнительный оплачиваемый отпуск до сих пор предусматривается в рабочих днях. В этом случае, чтобы посчитать общую продолжительность отпуска, необходимо перевести рабочие дни в календарные, руководствуясь письмом Минтруда России от 01.02.2002 № 615-ВВ. Процедура будет следующая:

      Предположим, отпуск работника запланирован в графике отпусков с 1 июля 2010 г. Удлиненный основной отпуск (49 календарных дней) предоставляется с 1 июля по 18 августа. С 19 по 25 августа работнику предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (6 рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели).

      Общая продолжительность отпуска, предоставленного работнику с 1 июля по 25 августа, составляет 56 календарных дней.

      Обратите внимание, что раздел «В» заполняется и в тех случаях, когда не заполнен один из предыдущих разделов — «А» или «Б». Тогда в раздел «В» просто переносится информация из заполненного раздела. Итак, содержательная часть приказа о предоставлении отпуска заполнена.

      Итак, содержательная часть приказа о предоставлении отпуска заполнена.

      Подпись и реквизиты в приказе на отпуск

      Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

      12. Подпись руководителя организации

      Приказ о предоставлении отпуска должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности уполномоченного лица, его личную подпись и расшифровку подписи.

      13. Дата составления приказа

      Дата составления приказа — это фактически дата его подписания руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Она оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами.

      По окончании отпуска внести соответствующие сведения об отпуске в личную карточку работника и заполнить график отпусков

      14. Номер документа

      Номер приказа о предоставлении отпуска проставляется после его регистрации в специальной регистрационной форме. Так как приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска хранится 5 лет, то регистрируется он отдельно или вместе с приказами, имеющими такой же срок хранения.

      Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года; номер, как правило, дополняется буквенным индексом. Для приказов о предоставлении отпуска обычно используют индекс «о» или «от». Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

      Журнал регистрации приказов по личному составу, срок хранения которых 5 лет, может иметь следующую форму:

      15. Виза ознакомления работника с приказом

      Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под роспись. Срок ознакомления работ ника с приказом о предоставлении отпуска законом не предусмотрен. Очевидно, что ознакомить работника с приказом необходимо до даты начала отпуска.

      Вместе с приказами о предоставлении оплачиваемого отпуска регистрировать и хранить приказы о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Их срок хранения — 75 лет

      Хранение приказа

      Как правило, приказ изготавливается в одном экземпляре и остается на хранении в кадровой службе. В бухгалтерию обычно передаются копии приказа о предоставлении отпуска. Тем более что для расчета сумм, причитающихся работнику для оплаты времени отпуска, кадровая служба и бухгалтерия совместно заполняют записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60). Однако, если в организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу, в т. ч. и приказы о предоставлении отпуска, изготавливают и подписывают в двух экземплярах.

      О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

      Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Кроме того, приказы по личному составу хранятся раздельно в зависимости от сроков их хранения.

      Правила предоставления отпуска

      Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в компании графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ).

      Ежегодный отпуск предоставляется работнику за его рабочий год . Начало этого периода исчисляется со дня поступления на работу.

      При исчислении стажа, дающего право на отпуск, нужно учитывать, что в него не включаются:

    • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
    • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет;
    • часть общей продолжительности предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающая 14 календарных дней в течение рабочего года (части 1, 2 ст. 121 ТК РФ).
    • Не забыть: не позднее чем за две недели до начала календарного года утвердить график отпусков.

      Заполнение приказа на отпуск

      Таким образом, графа «за период работы» в унифицированной форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») заполняется каждому работнику в зависимости от индивидуального рабочего периода.

      В графе проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник использует отпуск.

      Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)

      Смотрите так же:  Очникам пенсия по потере кормильца выплачивается до 23 лет. Пенсия по утери кормильца до 23 лет

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *